PROTOCOLO DE SEGURIDAD Y PREVENCIÓN CONTRA EL COVID-19
Con la visión de reanudar las actividades de este centro de convenciones, se ha elaborado un protocolo de seguridad y prevención, cuyo objetivo es realizar eventos y encuentros profesionales con las máximas garantías de seguridad para nuestros trabajadores, productoras, expositores, visitantes y proveedores. Este protocolo contiene un conjunto de medidas, instrucciones y recomendaciones elaboradas por el Ministerio de Salud de Chile, como resultado de un análisis de diversos procesos asociados a la celebración de eventos corporativos, congresos y ferias, considerando el distanciamiento social, utilización de mascarillas, lavado de manos e higiene de superficies, además de un control preventivo y gestión de residuos. Se detallan a continuación las categorías de eventos en las que aplica el presente protocolo.
I. FERIAS Y EXPOSICIONES
• Ferias: son eventos comerciales. En la feria se comercializa y eventualmente el producto se entrega en el lugar. Predomina la venta de productos y servicios in situ.
• Exposiciones: predominantemente son promocionales e institucionales con el objetivo de exhibir y promocionar productos y servicios, aunque según el tipo de exposición puede o no realizarse el proceso completo de venta en el lugar, independientemente de la magnitud de la muestra.
II. CONGRESOS Y CONVENCIONES
• Congreso: reunión periódica que agrupa a los miembros de una asociación, gremio, organismo o entidad para debatir cuestiones previamente fijadas. Por lo general se celebran una vez al año, aunque algunos de carácter internacional se suelen organizar cada 24 meses, y su duración oscila entre los dos y los cinco días.
• Convención: reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, político sociales o económicos, cuyo propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer consenso entre sus participantes.
III. EVENTOS CORPORATIVOS
• Eventos organizados por corporaciones o empresas con fines comerciales y/o laborales. Pueden tener como objetivo alcanzar o mejorar negocios y realizarse entre equipos de una misma empresa o corporación, o entre clientes y proveedores. Los eventos corporativos constituyen un instrumento de la estrategia de motivación que utilizan las empresas para estimular el rendimiento de su personal.
ÍNDICE
1.- ASPECTOS GENERALES
1.1 MEDIDAS DE PREVENCIÓN OBLIGATORIAS 1.2 MEDIDAS PARA EL MANEJO DE CASOS SOSPECHOSOS 1.3 COMITÉ DE CRISIS
2.- ACCIONES Y MEDIDAS PREVIO, DURANTE Y POSTERIOR A EVENTOS, FERIAS Y CONGRESOS
2.1 CONTROL PREVENTIVO
2.2 DISTANCIAMIENTO FÍSICO
2.3 GESTIÓN DE RESIDUOS
2.4 ÁREAS DE TRABAJO Y EXPOSICIÓN
2.5 ACCESO Y ACREDITACIONES
2.6 AUTO-ENCUESTA DE SALUD
2.7 ESPACIO Y DISPOSICIONES DEL MOBILIARIO
2.8 TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
3.- SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO Y CALEFACCIÓN
4.- SERVICIOS SANITARIOS
5.- CANALES DE COMUNICACIÓN
6.- SERVICIO AL EXPOSITOR
7.- PATIOS DE COMIDA Y ZONAS DE ALIMENTACIÓN
8.- CASINO DEL PERSONAL
9.- BANQUETERIA Y CATERING
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 MEDIDAS DE PREVENCIÓN OBLIGATORIAS
A. Recomendaciones visuales para visitantes y/o trabajadores de Espacio Riesco
Espacio Riesco ubicará en lugares fácilmente visibles y de manera permanente, información sobre las medidas de distanciamiento social, la adecuada higiene de manos, la apropiada higiene respiratoria y las recomendaciones ante la presencia de síntomas sospechosos de COVID-19. Esto debe además complementarse con otras modalidades (información en página web, redes sociales, por correo electrónico o por teléfono, entre otras), para informar a visitantes como trabajadores acerca de las medidas de higiene y seguridad adoptadas por Espacio Riesco.
B. Distanciamiento social
Espacio Riesco recomienda mantener una distancia mínima entre personas de 1 metro. Esta medida aplica tanto para trabajadores y trabajadoras como para el público que asista a Espacio Riesco (clientes, proveedores, etc.). Las pautas y medidas de distanciamiento se determinan y actualizan según criterios epidemiológicos y sanitarios, con sujeción a la fase y la normativa vigente.
a) Evitar el contacto físico al saludar (besos, abrazos u apretones de manos).
b) Evitar reuniones en espacios cerrados se debe privilegiar las actividades en áreas descubiertas, al aire libre.
c) El uso de la mascarilla no reemplaza las medidas de distanciamiento social ni la necesidad de mantener la distancia interpersonal de seguridad, pero puede considerarse como una medida adicional cuando transitoriamente no sea posible mantener la distancia de seguridad mínima.
d) Para mantener el distanciamiento social se debe limitar la densidad de ocupación de espacios (salas de reunión, oficinas, comedor, cocina, baños, posiciones de trabajo, etc.) a 1 persona cada 1 metro cuadrado de espacio circulable, para ello se puede utilizar la modalidad de reserva del espacio o de turnos prefijados. Cuando por sus características esto no sea posible, se debe impedir el uso de estos espacios.
e) En caso de que no pueda mantenerse la distancia mínima de seguridad establecida entre puestos de trabajo, considerar la instalación de medidas físicas (mamparas, paneles de vidrio) de fácil y frecuente limpieza.
C. Higiene de Manos
a) Todas las personas que desarrollen tareas en Espacio Riesco deberán realizar el lavado de manos con frecuencia y obligatoriamente:
• Al llegar al lugar de trabajo.
• Antes y después de manipular basura o desperdicios.
• Antes y después de comer o manipular alimentos.
• Luego de haber tocado superficies como: pasamanos, picaportes, barandas, etc.
• Después de manipular dinero, llaves, animales, etc.
• Después de ir al baño.
• Después de toser, estornudar o limpiarse la nariz.
b) Se recomienda evitar, en la medida de lo posible, llevar las manos a la cara.
b) Dada la mayor permanencia del virus sobre el látex o nitrilo, Espacio Riesco no recomienda el uso de guantes salvo para tareas específicas (tareas de limpieza).
D. Higiene respiratoria
a) Espacio Riesco exigirá utilizar mascarilla que cubra nariz, boca y mentón en espacios laborales y áreas comunes de trabajo. Su uso no reemplaza ninguna de las medidas de distanciamiento físico ni de higiene.
b) Al toser o estornudar, usar un pañuelo desechable o cubrirse la nariz y la boca con el pliegue interno del codo en caso de no tener colocada la mascarilla. En ambos casos, higienizarse las manos con alcohol gel o abundante agua y jabón.
c) Se dispondrá de un área para depósitos de basura, contenedores de plástico con tapa para eliminar pañuelos desechables.
E. Desinfección de superficies y ventilación de ambientes
a) Espacio Riesco exigirá el cumplimiento de las normativas sanitarias referente a la limpieza y desinfección en todas las actividades que se esté realizando en el recinto.
b) Espacio Riesco coordinará la desinfección diaria de superficies. La frecuencia de desinfección debe ser adecuada al tránsito y la acumulación de personas, la época del año y la complementación con la ventilación de ambientes.
c) La empresa encargada de aseo deberá contar con todos los elementos necesarios para efectuar la limpieza húmeda (balde, trapeador, paño, agua, detergente) y desinfección (recipiente, trapeador o paño, agua, hipoclorito de sodio de uso doméstico con concentración de 55 gr/litro en dilución para alcanzar 500 a 1000 ppm de cloro -100 ml de cloro en 10 litros de agua)
d) Espacio Riesco realizará la ventilación a los ambientes cerrados (al menos una vez al día), sobre todo en período invernal o de bajas temperaturas para permitir el recambio de aire.
e) No se recomienda el uso de “cabinas desinfectantes” u otro tipo de dispositivos que impliquen el rociado de soluciones desinfectantes sobre las personas, este tipo de intervenciones no sólo no tienen utilidad demostrada en la prevención de la transmisión de virus respiratorios, sino que su uso puede asociarse a potenciales efectos nocivos.
1.2 MEDIDAS PARA EL MANEJO DE CASOS SOSPECHOSOS
a) Espacio Riesco y las productoras a cargo de los eventos deberán realizar la medición de temperatura corporal, fomentando el autorreporte y la realización de cuestionarios sencillos para la detección de posibles síntomas, previo al ingreso al lugar.
b) El control de temperatura al ingreso, debe realizarse con termómetros infrarrojos que no impliquen contacto físico directo. La persona encargada de la medición de temperatura debe contar con equipo de protección personal apropiado (guantes, mascarilla desechable y protector facial). c) Espacio Riesco no permitirá el ingreso a la actividad o al recinto de personas con temperatura igual o mayor a 37,5°C o que presenten los síntomas propios de COVID19.
d) Es importante que se evite la estigmatización y la discriminación de personas sintomáticas o afectadas por COVID-19 y sus contactos estrechos.
e) Espacio Riesco y las productoras a cargo del evento, deberán establecer medidas para aislar a una persona que manifieste síntomas de COVID-19, para lo cual se sugiere disponer de una sala o zona en donde la persona con síntomas no tenga contacto con otras y espere hasta ser evaluada adecuadamente. Se debe proceder de acuerdo con lo establecido o según lo indicado por las autoridades.
f) Ante la identificación de personas con síntomas respiratorios o fiebre, trasladar Inmediatamente al SAPU más cercano, para evaluación médica y eventual traslado a un hospital. Debe notificarse toda sospecha de COVID-19 a la autoridad sanitaria local.
1.3 COMITÉ DE CRISIS
Espacio Riesco establecerá un comité de crisis conformado por todas las partes involucradas (Espacio Riesco, Cliente y Productora), que establezcan y monitoreen el protocolo a seguir, así como también los responsables de garantizar el cumplimiento del mismo.
a) El Prevencionista de Riesgo de Espacio Riesco deberá orientar las evaluaciones de riesgos de COVID-19.
b) Se recomienda designar un equipo de Inspección: para verificar la implementación de las medidas recomendadas.
c) Espacio Riesco debe garantizar a su equipo de inspección la provisión de equipos de protección personal (mascarillas, guantes, delantales desechables) y otros insumos (alcohol gel, toalla de papel desechable, jabón), así como la disponibilidad de recursos estratégicos suficientes para garantizar las medidas y los materiales necesarios.
2. ACCIONES Y MEDIDAS PREVIO, DURANTE Y POSTERIOR A EVENTOS, FERIAS Y CONGRESOS
2.1 CONTROL PREVENTIVO
Espacio Riesco y las productoras a cargo de los eventos implementarán medidas de control a participantes y personal, previo a su ingreso al recinto, para la detección de síntomas compatibles con COVID-19.
a) Se sugiere no acudir a los eventos corporativos, ferias y congresos a personas embarazadas o personas con enfermedades crónicas.
b) Espacio Riesco recomendará a las productoras a cargo de los eventos y ferias llevar un registro de acciones que se tomen, especificando la fecha, la hora, las personas responsables, etc., y guardar toda la documentación que pueda generarse: partes de limpieza, controles externos de mantenimiento, etc. c) Además, se recomienda que el Comité de Crisis capacite y supervise que cada colaborador del turno lleve un registro de sus contactos durante el día, y si este es con EPP o no, para poder facilitar seguimiento a los casos y declarar cuarentena correspondiente en caso de ser necesario.
2.2 DISTANCIAMIENTO FÍSICO
a) Espacio Riesco recomienda a quienes lideran la organización ya sea de eventos corporativos como ferias y congresos, asignar intervalos de tiempo específicos de entrada de las personas, para optimizar el uso del espacio y el cumplimiento del distanciamiento establecido. También enviar anticipadamente los tickets (si aplica) por medios electrónicos, a fin de que los participantes puedan llevarlos impresos o digitalizadas, evitando otro punto de contacto en el ingreso.
b) Espacio Riesco evaluará junto a las productoras la demarcación y/o barreras para controlar los flujos de personas en las áreas de estacionamiento, filas, pasillos, entradas, patios de comida, baños, salidas y dentro de la reunión principal, congreso, exposición y otras áreas claves a fin de asegurar el correcto distanciamiento físico, conforme la normativa vigente.
c) Se sugiere tener en cuenta que los stands, escritorios, elementos de pared, pantallas, mesas y otros divisores sólidos proporcionan una barrera mejor y más efectiva que una cuerda, una lámina de plástico suspendida con cinta o cuerda, una cinta, letreros o cordones, mayormente utilizados en espacios donde la configuración tiene que cambiar a menudo.
d) Espacio Riesco sugiere utilizar señalética extensa para reforzar los patrones de enrutamiento (piso) adecuados, tales como afiches, mapas, instrucciones en pantallas o folletos. La evolución de las recomendaciones indica que los textos cortos acompañados de gráficos simples, con fuertes contrastes de color, resultan más eficaces. Se recomienda en la medida de lo posible considerar la señalización digital y reducir la señalización de pie que pueda afectar los flujos de los/las asistentes.
e) Espacio Riesco recomienda sectorizar los accesos de manera que se logre controlar la aglomeración en stands particulares.
f) Respecto a la distancia entre stands y pasillos de circulación, Espacio Riesco sugiere la reorientación de los stands para evitar aglomeraciones en los pasillos.
g) Asimismo, en el diseño se recomienda considerar en todas las medidas desde la fase de construcción, el distanciamiento facilitado por el uso de intervalos de tiempo, una buena comunicación con los trabajadores de montaje y el uso de sistemas modulares que pueden reducir los tiempos y cantidad de personas necesarias para hacer la construcción.
h) Otra de las sugerencias es extender el horario de exhibición, para que más personas se puedan distribuir en más intervalos de tiempo, optimizando los cálculos de distanciamiento.
i) Crear rutas de dirección única con marcaciones alrededor del piso de exhibición. Señalizar en pasillos de ingreso, la dirección y mapa de la ruta a seguir.
j) Usar diseños de stands con superficies que puedan ser limpiadas fácilmente.
k) Siempre que sea posible, recomendar a los expositores de ferias y congresos exhibir los productos de manera que puedan observarse claramente sin necesidad de ser manipulados,
l) Cuando sea posible se recomienda el uso de pantallas tecnológicas para mostrar información, (eliminar o minimizar los folletos).
m) Espacio Riesco recomienda a los expositores de ferias y congresos gestionar la cantidad de visitantes que permanecen en un stand al mismo tiempo y evitar aglomeraciones.
n) Durante el evento, es importante registrar datos de visitas de personas, cantidad de personal, entre otros, para contar con información en las evaluaciones de seguridad de salud, y realice ajustes en el diseño del piso de exhibición o el posicionamiento de los stands para una reducción óptima del riesgo.
o) El productor del evento deberá exigir a los visitantes utilizar la mascarilla en todo momento, así como recordar la importancia de una buena higiene de las manos antes, durante y después de los desplazamientos a realizar.
p) Se recomienda contar con alfombras de sanitización y tótems con alcohol gel o lavamanos portátil.
q) Deberá haber personal en cada baño para hacer permanente desinfección de asientos de inodoros. Además, disponer de dispensador de toallas en los baños, para secarse las manos.
2.3 GESTIÓN DE RESIDUOS
a) Es importante que los productores orienten a los expositores, con señalización adecuada, además de estaciones desinfectantes para manos, en áreas de ingreso, salidas y puntos centrales de los pabellones y salones.
b) Será útil que los productores brinden orientación sobre seguridad de la salud a los y las visitantes, el personal y otros/otras asistentes de forma previa al evento, utilizando diferentes canales de comunicación, como correo electrónico, aplicaciones y enlaces sobre “qué esperar” y “qué puede hacer para protegerse”.
c) Es probable que los expositores y expositoras traigan, o se les pida su propio equipo de protección personal, pero podrían (también) hacer suposiciones o tener otras expectativas. Del mismo modo, las expectativas en ambos lados sobre quién limpiará qué, con qué frecuencia, deben estar claras. Para ello de se debe garantizar que los regímenes de seguridad de la salud en todo el recinto se extiendan adecuadamente para abarcar las áreas de exhibición y comprometer a todos los involucrados.
d) En principio, se asume que los residuos derivados de las tareas de limpieza y desinfección, tales como elementos y utensilios de limpieza y los EPP desechables, se podrán eliminar como residuos sólidos, los que deben ser entregados al servicio de recolección, asegurándose de disponerlos en doble bolsa plástica resistente, evitando que su contenido pueda dispersarse durante su almacenamiento y traslado a un sitio de eliminación final autorizado.
e) Es deber de cada productora del evento disponer de zonas para eliminar los EPP desechables.
f) Se debe considerar la cantidad suficiente de contenedores disponibles para que las personas eliminen los desechos personales.
g) Espacio Riesco recomienda identificar y señalizar lugares destinados a la disposición de residuos, así como mantener la limpieza y desinfección de los depósitos de residuos.
h) Cada vez que se realice el retiro de los residuos, se debe utilizar guantes y mascarilla desechables. i) Es importante que el responsable del evento oriente a los expositores con la señalización adecuada y las estaciones desinfectantes para manos en los ingresos, salidas y puntos estratégicos de las salas de exposición.
j) Será útil brindar orientación sobre seguridad de la salud a los y las visitantes, el personal y otros/otras asistentes de forma previa al evento, utilizando diferentes canales de comunicación, como correo electrónico, aplicaciones y enlaces sobre “qué esperar” y “qué puede hacer para protegerse”.
k) Se sugiere determinar, acordar y/o estipular formalmente quién será responsable de proporcionar materiales de Seguridad e Higiene y el régimen de limpieza en torno a las exposiciones.
2.4 ÁREAS DE TRABAJO Y EXPOSICIÓN
a) Es importante la producción a cargo realice la disposición y la gestión de residuos de elementos de protección personal del conjunto de trabajadores/trabajadoras en forma diaria y prepararse para un volumen de residuos mayor al habitual y aumentar la frecuencia de recolección de residuos.
b) La productora del evento debe recomendar a los expositores:
• Reducir activaciones dentro de los stands que promuevan la aglomeración y contacto entre los visitantes (degustaciones, sorteos, entrega masiva de merchandising, entre otros), mientras las reuniones masivas no estén permitidas.
• Considerar alcohol gel para manos disponible para uso propio y de los y las visitantes.
• Considerar contenedor de basura con tapa en cada estand.
• Ofrecer solo folletos y obsequios que se empaqueten de manera adecuada y por separado. c) Para el periodo de montaje el productor deberá disponer un dispensador de alcohol gel en faena.
d) Considerar el uso de franjas horarias de acceso para instalaciones, espacios o áreas específicas para administrar el flujo de personas a una instalación, espacio o área en particular, de manera de cumplir el distanciamiento social establecido y evitar aglomeraciones. Asegurar también que reciban instrucciones, si es necesario, sobre los tiempos de permanencia en cada área, si estuvieran fijados.
e) Realizar capacitación a todos los trabajadores, en que se explique en qué consiste la enfermedad Covid-19, sus formas de transmisión, síntomas, medidas de prevención y medidas de manejo. Llevar registro de trabajadores capacitados. Sólo puede entrar al recinto el personal acreditado. Incluso si es alguien que viene sólo por una hora.
f) Durante el montaje, todo trabajador que presente síntomas relacionado con Covid-19 debe comunicar a su supervisor o jefatura para proceder de acuerdo con protocolo MINSAL Covid-19. Lo mismo también aplica para casos sospechosos entre familiares. Si presenta algún síntoma, no está permitido asistir al trabajo.
g) La alimentación a quienes trabajan en el montaje, debe estar en envases desechable y deberá ser consumida en zona exterior, ventilada, contando con las condiciones sanitarias establecidas en el DS N°594, con una separación entre colaboradores de 1 metro. Se deberá realizar limpieza y desinfección del área posterior a cada uso o al terminar la jornada.
h) Se prohíbe prestar herramientas, objetos u otros elementos entre productoras, proveedores y otros.
i) Para evitar contagios entre el personal, se recomienda evitar dar abrazos y besos o estrechar las manos.
j) Se mantendrá señalética durante pre feria, feria y post feria sobre la importancia del lavado de manos, medidas de prevención, de acuerdo a lo establecido por MINSAL.
2.5 ACCESOS Y ACREDITACIONES
a) Espacio Riesco recomienda a la productora a cargo aplicar flexibilidad en el control preventivo de acceso, conforme las disposiciones vigentes.
b) Organizar el control de acceso de manera de facilitar la identificación de síntomas compatibles con COVID19, lo antes posible, comenzando con el (pre) registro.
c) Registrar visitantes con anticipación permitirá:
• Confirmar el número de visitantes y cumplir el distanciamiento social establecido.
• Incorporar grupos particulares en eventos, espectáculos o evaluaciones de riesgo de instalaciones.
• Informar con anticipación sobre las medidas especiales que se están tomando o circunstancias especiales.
• Informar y aconsejar sobre rutinas de acceso si es que hay requisitos especiales, como por ejemplo para personas con discapacidad motriz.
• Asignar intervalos de tiempo específicos de ingreso para optimizar el uso del espacio respetando el distanciamiento social establecido.
• Remitir los boletos o tarjetas de identificación imprimibles para que puedan ingresar en forma directa, evitando aglomeraciones en la entrada.
• Mapear el proceso de control de acceso y compartirlo previamente. El acceso previo a las instrucciones y orientación sobre qué esperar, a dónde ir y cómo hacer las cosas ya sea por correo electrónico, video y el registro, o al ingresar a las instalaciones, preferiblemente antes de caminar hacia la entrada(s) o estacionamiento, evitará momentos de concentración de gente.
d) Áreas de estacionamiento. Considerar la publicación en los espacios de fácil visión o áreas especificadas de señalética, mensajes sobre la importancia del cuidado y la atención a las medidas de prevención frente al COVID-19. e) Considerar un carril de acceso especial para personas con discapacidad.
f) Espacio Riesco recomienda la designación de colaborados/guardias que estén constantemente asegurando que las medidas de prevención se cumplan en cada uno de esos puntos críticos.
g) Demarcar y/o limitar los accesos, asegurando distanciamiento adecuado mínimo de 1 metro.
h) En los accesos, así como en todos los puntos estratégicos del funcionamiento ferial, se recomienda la instalación de dispensadores de soluciones desinfectantes a base de alcohol para uso libre de colaboradores y clientes. Los que deben ser revisados al menos diariamente, procediendo a recargar, reparar o sustituir aquellos equipos que presenten averías.
i) De forma general, en los puntos de ingreso al recinto, deben establecerse los mecanismos de información que las autoridades sanitarias establezcan, donde se pueda informar y comunicar a los visitantes y expositores sobre las prácticas que viene implementando la organización para reducir posibles riesgos, para que contribuya con estas y así mejorar su percepción frente a las medidas adoptadas.
j) Se prohibirá el ingreso a todo visitante que no utilice mascarilla para cubrir boca y nariz.
2.7 AUTO-ENCUESTA DE SALUD
A todos quienes desean ingresar a cada feria o congreso deben demostrar al control de acceso que sí cumplen con la ausencia de síntomas. Por ello, se utilizará una auto-encuesta de salud.
Para facilitar este proceso, se recomienda el uso de “CoronAPP”, una aplicación oficial del gobierno de Chile que permite realizar una autoevaluación de los síntomas para generar una clasificación de riesgo.
A partir de esta plataforma oficial, cada usuario desde su historial de reportes puede compartir el resultado de su auto encuesta más actual (se puede hacer 1 nueva auto encuesta cada 1 hora).
Se sugiere el uso de esta aplicación oficial que, por ser gratuito, fácil de usar y digital, puede facilitar la tarea de inspección de las encuestas de salud.
Cabe señalar que cada feria o congreso puede definir su forma de asegurar la implementación de las auto encuestas de salud.
2.8 ESPACIOS Y DISPOSICIÓN DEL MOBILIARIO
Para los eventos de trabajo grupal y / o conferencias, Espacio Riesco recomienda considerar diseños de estilo de conferencia para que el uso de asientos respete los requisitos de distanciamiento social establecido, teniendo en cuenta para los arreglos angulares los llamados asientos ‘escalonados’ y ‘tablero de ajedrez’. Tener en cuenta las siguientes recomendaciones que se detallan a continuación:
a) Definir su capacidad potencial de asientos para ofrecer opciones a los clientes. Los clientes no sabrán qué tipo de opciones de asientos se ofrecen hasta que se les proporcione una capacidad aproximada de asientos, con o sin diseños exactos. En la medida en que se pueda medir esto para diferentes salones, y aún mejor, presentarlo con un diseño que muestre las opciones para eventos, se recomienda hacerlo, particularmente para demostrar que se está preparado para tener reuniones pequeñas o medianas, sesiones de trabajo u otros eventos en un espacio arreglado y seguro. Tener en cuenta en todo momento la distancia interpersonal mínima establecida y no exceder en ningún momento la densidad de ocupación recomendada, establecida en 1 persona cada 1 metro cuadrado.
b) Independientemente del diseño que se adopte o use, asegurarse de contar con la orientación y las instrucciones de uso adecuadas. En cuanto a charlas y rueda de negocios es recomendable utilizar divisiones físicas donde no fuera posible el distanciamiento entre las partes.
Espacio Riesco recomienda que:
a) Todo speaker debe tener mascarilla.
b) El micrófono de podio debe estar protegido para evitar el desplazamiento del orador. c) Debe haber distanciamiento de expositores y visitantes para espacios de intercambio comercial.
d) Las sillas deberán estar separadas.
e) Considerar un registro de nombre y contacto de personas en el salón o sala.
f) Considerar la desinfección después de cada charla.
g) Promover el uso de herramientas digitales para programar reuniones y la entrega de material digital en reemplazo de materiales impresos, por ejemplo; preguntas por WhatsApp, Twitter, etc.
h) Informar la capacidad de cada salón o sala. i) Toma de temperatura al ingreso.
2.9 TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
a) Los organizadores/organizadoras del evento pueden trabajar con los proveedores/ proveedoras de transporte para proporcionar transporte a los/las asistentes, desde y hacia la sede del evento.
b) El transporte de visitantes en el sitio puede seguir un patrón predecible que nos permite planificar adecuadamente las necesidades de transporte. Al trabajar con los proveedores/ proveedoras, los/las visitantes mantienen de manera segura las pautas vinculadas al desenvolvimiento en el transporte, mientras viajan desde y hacia la sede del evento. El transporte debería: a) Cumplir los protocolos y normas vigentes entregadas por la autoridad sanitaria. b) Utilizar, en todo momento mascarilla. Esta medida rige tanto para el personal como para pasajeros.
c) Exhibir en el vehículo, carteles con las medidas de prevención de COVID-19.
d) Disponer de alcohol en gel en todas las unidades de transporte. Suministrarlo personalmente cada vez que las y los pasajeros asciendan al vehículo, evitando así el contacto y manipulación masiva de los dispensadores.
e) Implementar procedimientos de sanitización para los vehículos. Esto incluye todos los elementos que tuvieron contacto con pasajeros/pasajeras y personal (lapiceras, carpetas, micrófono, celulares, bolsos, etc.) además de limpieza general en toda la unidad antes y después de cada servicio, incluyendo asientos, apoyacabezas, pasamanos, vidrios, manijas de puertas, baños (en el caso de corresponder), entre otros.
f) Instruir al conductor/conductora sobre el uso de guantes en momentos de limpieza y desinfección de la unidad de transporte.
3. SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO Y CALEFACCIÓN
Espacio Riesco cuenta con sistema de aire acondicionado renovado en cuanto a su equipamiento y filtros de aire. Se debe señalar que el ingreso de aire fresco al interior de salones es desde los equipos ubicados en techumbre que ingresan aire fresco del exterior.
Con ello, se evita la recirculación permanente de aire, el cual puede estar viciado o con alta carga viral o bacteriana.
4. SERVICIOS SANITARIOS
Espacio Riesco cuenta con todos sus servicios sanitarios implementados con:
• Inodoros con tapas
• Basureros
• Lavamanos
• Iluminación
•Jabón líquido
• Papel higiénico en portarrollos
• Secador de aire caliente
• Dispensador de toallas de papel absorbente desechable
• Sistemas de ventilación silenciados De la misma manera existe infografía de lavado correcto de manos y equipo permanente de limpieza y desinfección, siguiendo el “Protocolo de Limpieza y Desinfección de Ambientes COVID19”.
5. CANALES DE COMUNICACIÓN
a) Espacio Riesco recomienda contar con un canal oficial de comunicación rápido entre el Prevencionista de Riesgos de Espacio Riesco y el productor del evento.
b) También aconseja cuidar la comunicación con el personal, recordando que este debe mantener una buena condición mental y de salud para proporcionar servicios de alta calidad en cualquier momento.
c) Por último, es importante informar a los clientes de las prácticas que viene implementando Espacio Riesco para reducir posibles riesgos, para que ellos puedan contribuir con éstas y así mejorar su percepción frente a las medidas adoptadas.
¿Cómo se gestiona la información?
Ante cualquier situación que afecte a Espacio Riesco en el contexto de la actual situación epidémica, debe definirse, a través del Prevencionista de Riesgo de Espacio Riesco y el productor, coordinar la información a los diferentes estamentos implicados, como un portavoz único para cada estamento: medios de comunicación y sociales, autoridades sanitarias, clientes, agencias y empleados.
¿Cómo se comunica a expositores y visitantes una situación de riesgo?
La información a los clientes la deben hacer las autoridades sanitarias, de forma consensuada con la dirección de la empresa organizadora.
¿Cómo se comunica a medios de comunicación?
Esta información a los medios debe realizarse prioritariamente a través de los canales de las autoridades sanitarias, procurando que sea consensuada con Espacio Riesco. Tiene que haber un solo portavoz que se dirija a los medios de comunicación, evitando que haya varias personas informando de la situación y aportando opiniones.
Ante una situación anteriormente descrita es importante generar confianza como base para una comunicación efectiva. Es clave comunicar desde el principio. El anuncio temprano es la mejor estrategia y contribuye a la contención en una situación donde cada día cuenta.
6. SERVICIO AL EXPOSITOR
Todas las ferias que se llevan a cabo en Espacio Riesco cuentan con oficinas de atención o servicio al expositor. Para evitar al máximo la posibilidad de contagios, se sugiere evitar aglomeraciones y/o reuniones en espacios cerrados, fomentando el uso de WhatsApp Business y/o teléfono para la atención cliente, con atención centralizada en algunos colaboradores dedicados.
Espacio Riesco recomienda a la producción de la feria brindar orientación sobre seguridad de la salud a los y las visitantes, el personal y otros/otras asistentes de forma previa al evento, utilizando diferentes canales de comunicación, como correo electrónico, aplicaciones y enlaces sobre “qué esperar” y “qué puede hacer para protegerse”.
Para ello, se sugiere que sea una oficina con el área de atención a los clientes al aire libre. En casos que sea necesario atender clientes en espacios cerrados por temas de tiempo, se debe respetar la densidad máxima de 1 persona por 1 mt2 (el uso de mascarillas es obligatorio), además se sugiere que el personal de atención al público el uso de barreras mecánicas, escudo facial, muralla de acrílico o similar.
Se sugiere igualmente la implementación de números de orden de atención con tiempos estimados de espera para evitar largas filas que se podrían formar. En caso de que exista la posibilidad de que se generen filas se deberá demarcar la distancia e instalar una demarcación mediante cordeles.
7. PATIOS DE COMIDA Y ZONAS DE ALIMENTACIÓN
En las áreas de comida, además de todas las medidas básicas de prevención establecidas en el presente plan y las recomendaciones del MINSAL, se recomienda:
a) Los cubiertos, vasos y servilletas sean desechables.
b) Tener un horario extendido para evitar aglomeración de persona. c) se considera una cantidad de 4 personas por mesa, manteniendo el distanciamiento.
d) Área de comida al aire libre. e) Condimentos y aderezos en sachet individuales.
f) Disponer de mesas en lugares abiertos, respetando una distancia mínima de al menos 2 metros entre cada mesa. Que las distancias entre el respaldo de silla a silla, de una mesa a otra, sea como mínimo a 1 metro. Además
g) Se recomienda indicar el aforo máximo del área de comidas.
h) Desinfectar las mesas sillas una vez terminada la alimentación del cliente.
i) Recomendar a los usuarios evitar el uso de dinero en efectivo, privilegiando otros métodos de pago como tarjetas sin contacto y desinfectando los POS de forma permanente.
j) Disponer de comidas pre empacadas.
8. CASINO DEL PERSONAL
La productora a cargo del evento, feria o congreso deberá coordinar con Espacio Riesco:
a) Asignar horarios de uso del comedor para evitar aglomeraciones de trabajadores.
b) Habilitación de mesas en espacios abiertos y apropiadamente ventilados.
c) Separación entre comensales de 1 metro mínimo por mesa.
d) Realizar limpieza y desinfección de comedor posterior a cada uso.
e) Fila con distanciamiento mínimo de 1 metro demarcado en el piso.
f) Es obligatorio el lavado de manos al ingreso y salida del comedor. por ello, el casino proporcionará de alcohol gel para la desinfección de manos antes de comer.
g) Uso de cubiertos desechables o lavado de cubiertos metálicos en máquinas industrial con altas temperaturas.
h) Uso de condimentos individuales o desechables (sachet).
Para el personal de servicio de alimentación, es mandatorio:
a) El uso correcto de mascarillas y guantes para la atención de público.
b) La cocina debe estar equipada con desinfectante para manos.
c) El chef y otras personas que necesiten ingresar a la cocina deben lavarse las manos y desinfectarse por completo de acuerdo con protocolos oficiales.
9. SERVICIOS DE BANQUETERÍA Y CATERING
Espacio Riesco trabaja en 3 conceptos centrales de servicio: Integración del servicio, calidad Premium de sus materias primas y frescura de los alimentos. De esta manera se busca resaltar la innovación, los sabores puros y la exclusividad de la banqueteria a la hora de realizar un evento en nuestro Centro de Convenciones.
Por otra parte, cumplimos con los standares sanitarios para entregar un servicio de alimentación de calidad gourmet y con las exigencias internacionales de calidad y aseguramiento de calidad alimentaria, por estar certificados con la norma HACCP, para todos los procesos de cocina y servicios de catering.
El uso de mascarillas desechables, lavado de manos constante con alcohol gel, además higienización permanente de zonas de residuos y la utilización de elementos de protección personal para quienes cumplen las labores de cocina, todo ello es parte de los procesos permanentes que Espacio Riesco tiene en el área de banqueteria y catering.
Por otra parte, el área de lavado de vajilla se utiliza equipos industriales que trabajan con altas temperaturas lo que permiten el adecuado desengrase y desinfección de la vajilla, eliminando agentes infecciosos como virus y bacterias. Además, en cumplimiento con las disposiciones y normativa vigente, en cuanto a la descarga de sus aguas grises, Espacio Riesco cuenta con sistema de 4 cámaras de retención de grasas y aguas grises, las cuales tienen tratamiento de bacterias anaeróbicas que degradan la materia transformándola en agua, CO2 y lodos activos, reduciendo la acumulación de residuos, malos olores y proliferación de Drosophila en drenajes y tuberías, todo este proceso es con dosificación automatizada con aireadores de homogenización, siendo la empresa Rentokil Chile que provee y mantiene el servicio operativo. Posteriormente se realiza la descarga a sistema de alcantarillado.
Además, tenemos de manera permanente la fiscalización con mediciones de PH y temperatura por parte de Aguas Andinas. Los aceites vegetales utilizados en cocina para la preparación de los diferentes propuestas gastronómicas, genera una cantidad de aceite como residuo. por ello, la empresa Rendering realiza el retiro directamente desde el punto de generación antes mencionado, para luego ser tratados en la planta de tratamiento de Rendering.